Jak pokonać wypalenie zawodowe projektanta we własnym biurze projektów?
Postanowiłem napisać kilka zdań o wypaleniu zawodowym w pracy projektanta (zwłaszcza prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą), ponieważ w ubiegłym roku sam doświadczyłem wypalenia zawodowego. Nie będę przepisywał suchych regułek z mądrych książek. W Internecie masz cała masą artykułów o wypaleniu zawodowym. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę Google takie hasła:
Jak radzić sobie z wypaleniem zawodowym?
Co to jest wypalenie zawodowe?
Jakie są objawy wypalenia zawodowego?
Napiszę jak ja to widzę, jako właściciel firmy, projektant, bloger, mąż i ojciec dwóch synów.
Główną z przyczyn mojego wypalenia zawodowego był nadmierny stres.
Nigdy nie da się wyeliminować stresu do zera. Prowadzenie każdego biznesu w mniejszym lub większym stopniu jest stresujące. Chodzi o to, aby ograniczyć stres do minimum, zmniejszyć ryzyko, które inicjuje stres.
Jak poradzić sobie ze stresem w biurze projektowym?
Najczęstszą przyczyna stresu każdego projektanta jest zbyt duża ilość projektów oraz przekraczanie harmonogramu projektu.
Prowadzę biuro projektów w Poznaniu czwarty rok i mogę podzielić ten okres na trzy równe części:
Pierwsza co najmniej 1/3 (ponad rok) okresu prowadzenia własnej firmy była mało stresująca, bez wpływu na życie codzienne i rodzinę
Druga co najmniej 1/3 okresu, był to dla mnie większy stres, nadal bez wpływu na życie codzienne i rodzinę.
Trzecia co najmniej 1/3 okresu, był to dla mnie duży lub bardzo duży stres, który przekładał się na życie rodzinne.
W jaki sposób stres i nadmiar pracy przekładał się na rodzinę?
1. Brak rozgraniczenia czasu dla firmy i dla rodziny. Nadmierne angażowanie w sprawy firmowe.
2. Nawet jak wracałem z pracy to cały czas byłem w pracy.
3. Projektowanie całodniowe, po 12-14 godzin dziennie.
4. Zawsze miałem coś co zrobienia, coś pilnego: sprawy organizacyjne, księgowe, projektowe itp.
Choć życie statystycznego właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce wygląda bardzo podobnie, ja mówię NIE. Nie o to chodzi w życiu. Nie chcę tak pracować, nawet kosztem mniejszych zarobków.
W krytycznym momencie traciłem motywację, chęć do projektowania, przyszywały mnie myśli, że nie jestem zbyt dobry, aby prowadzić własny biznes.
Było to dla mnie bardzo bolesne przeżycie, ponieważ uważam siebie za dobrego i rzetelnego projektanta. Projektuję z pasją, która daje mi motywacje do nieustannego rozwoju osobistego. W którymś momencie straciłem motywację.
Miałem ochotę rzucić wszystko, zatrudnić się na etacie i nie martwić się o sprawy organizacyjne i zlecenia.
Ale ucieczka od swojej firmy była by najprostszym rozwiązaniem, była zdradą samego siebie, ucieczką przed problemami ….
Czy wiecie czym to było spowodowane?
Odpowiedź jest prosta. Po trzech latach prowadzenia biura projektów dopadło mnie wypalenie zawodowe. Miałem dużo zleceń, problemy zdrowotne i rodzinne. Prowadziłem średnio 15-20 tematów w tym samym czasie; od prostej instalacji w domku jednorodzinnym po kilkukilometrowe sieci sanitarne.
W jaki sposób stres i nadmiar pracy przełożył się na budżet mojej firmy?
Bardzo dobrze 🙂 To chyba jedyna rzecz, którą najlepiej wspominam z ubiegłego roku. Poprzedni rok był dla mnie bardzo dynamicznym i trudnym rokiem, ale jestem już w przyszłym roku i patrząc wstecz mówię sobie: było warto. Zdobyłem nowe doświadczenie, zmieniłem siebie i swoją firmę na lepsze.
Co było przyczyną mojego wypalenia?
– duża ilość projektów,
– duża ilość uzgodnień formalno-prawnych (zmęczyła mnie polska biurokracja),
– brak czasu na projektowanie (ogrom mojego czasu pochłaniały spotkania, uzgodnienia),
– zazębianie się terminów kończenia projektów,
– odkładanie istotnych zadań na potem (metoda studenta, o tym napiszę odrębny artykuł),
– stres związany z terminami (deadline),
– nadmierne angażowanie się w pracę,
– problemy zdrowotne (od 2008r. mam problemy zdrowotne, które przeszkadzają mi w prowadzeniu firmy), powiem krótko: mam zalecenie od lekarza, aby prowadzić bezstresowe życie,
– przeprowadzka do nowego mieszkania,
– brak urlopu (nawet tygodniowego),
– problemy rodzinne: żona, syn i drugi syn był w drodze, kto ma dzieci ten wie o czym mówię; Oczywiście można pogodzić życie rodzinne i prowadzenie własnej firmy, ale trzeba być dobrze zorganizowanym.
– brak czasu dla siebie,
– brak czasu na sport,
– brak czasu na swoje hobby 🙂 moje największe hobby to prowadzenie tego bloga.
Doba była za krótka. Potrzebowałem 48h. Doszedłem do momentu, że miałem ochotę wszystko rzucić i powiedzieć: „pierdolę nie robię”.
Całe szczęście jestem odpowiedzialny i nawet jak mi się nie chcę to wiem, że muszę.
Apropo samodyscypliny …..
Czy wiesz co wyróżnia ludzi sukcesu?
Ludzie sukcesu wytrwale dążą do wyznaczonych celów. Nawet jeżeli mają słabe dni, muszą robić coś czego nie lubią, to robią to, bo wiedzą, że jest to warunkiem ukończenia zadania, projektu bądź innego założonego celu. Podobnie było ze mną, nie chciało mi się projektować, ale wiedziałem, że muszę. O samej motywacji napisze osobny artykuł. Pracując dla siebie nie mamy „bata” nad sobą. Gdy jesteś asystentem masz nad sobą projektanta lub kierownika projektu, który „stoi nad Tobą” i „goni do roboty”. Plus prowadzenia własnej firmy jest taki, że nie musisz pracować i nikt cię za to nie zwolni. Pracując na etacie zgodnie z prawem pracy przez 8 godzin jesteś do dyspozycji pracodawcy, w zakresie swojego stanowiska.
Gdy jesteś szefem jednoosobowej firmy, „swoim szefem” może Ci się nie chcieć. Nie wiadomo jak bardzo będziesz udawał, nie oszukasz mnie. Każdy czasami ma tak, że po prostu nic się nie chcę. Aby prowadzić firmę trzeba być dobrze zdyscyplinowanym.
Jak poradzić sobie z wypaleniem zawodowym we własnym biurze projektów?
Są dwie drogi:
- zatrudnić kogoś (asystenta, projektanta lub obu),
- zmniejszyć ilość przyjmowanych zleceń.
Ja wybrałem drugą opcję. Dlaczego nie namawiam do zatrudniania asystentów na początku działalności. Jest to lepsze rozwiązanie, ale musisz dobrze policzyć koszty biura, wynagrodzenia, wyposażenia asystenta w dobry komputer i oryginalne programy. Zmniejszyłem ilość zleceń, zmieniłem politykę mojej firmy i bardzo się cieszę, że poszedłem tą drogą.
Zakończenie każdego projektu to zawsze jest pewien sukces dla projektanta. Oddanie projektu podnosi poziom endorfin (hormonu szczęścia), czujemy się szczęśliwi, że zamknęliśmy projekt, wystawiliśmy fakturę. Zamykając kilka dużych projektów i mając w myślach, że nie ma dużej kolejki następnych projektów odetchnąłem z ulgą. To było to. Mogłem znowu przenosić góry.
Co pomogło mi i cały czas pomaga w ogarnięciu 50 spraw na raz?
Organizacja i optymalizacja czasu pracy!!!!!!!!!!!!!!!!.
Z każdym rokiem poznaje nowe tajniki pracy projektanta i właściciela firmy. Cały czas rozwijam siebie i organizację swojej pracy. Może ktoś zapytać dlaczego tak późno wprowadziłem taką organizację? Człowieku prowadzisz trzeci rok firmę i nie jesteś zorganizowany? No właśnie byłem, ale robiłem to źle.
Dopiero przeczytanie dwóch książek otwarło mi oczy na …. Mój Czas Pracy.
–> 4-godzinny tydzień pracy – Timothy Ferriss
tutaj możesz kupić książkę „4-godzinny tydzień pracy”
–> Zjedz tę żabę – 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania – Brian_Tracy.
tutaj możesz kupić książkę „Zjedz tę żabę – 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania”
Polecam przeczytać powyższe książki, zwłaszcza jeżeli prowadzisz własną firmę. Książki możecie kupić w internetowej księgarni „Złote myśli”.
Od jakiegoś czasu pracuje zadaniowo. Wyznaczam sobie zadania i je realizuje, jedno po drugim, odhaczam, analizuje, dopisuje nowe zadania, odhaczam, analizuje, dopisuje nowe zadania i tak w kółko.
Chodzi o to, aby nie robić tego w swojej głowie, tylko zapisywać zadania na kartce. Fajnym narzędziem jest Nozbe (aplikacja na smarfona i komputer; masz zadania zawsze pod ręką; możesz tworzyć projekty do nich przyporządkowywać zadanie).
Działam zadaniowo, ustalam priorytety, wydajność mojej pracy wzrosła bez przesady o 30-40%. Nie myślę ile zarobię na projekcie, tylko jak szybko go skończyć. Pieniądze są tylko przyjemnym prezentem.
Harmonogram projektu to jedno, a organizacja pracy to drugie. Stworzenie nawet najlepszego harmonogramu i nie wdrożenie go w życie będzie porażką i stworzy duże ryzyko zawalenia terminu.
Jednym z moich ulubionych cytatów, które pozwala mi zrealizować nawet największe projekty jest zdanie Henry Forda:
„Żadne zadanie nie jest szczególnie trudne, jeśli podzielisz je na mniejsze pod zadania.”
Kierując się powyższą zasadą możemy zrealizować każdy projekt, nawet ten największy.
Na koniec.
Jak prowadzić biznes bez stresu? Jak nie doprowadzić do wypalenia i spadku motywacji?
1. Zachowaj równowagę pomiędzy życiem zawodowym i rodzinnym.
2. Planuj, wyznaczaj cele – planowanie pozwala zaoszczędzić znaczną część naszego dnia.
3. Wyznaczaj sobie zadania. Działaj zadaniowo. Nie myśl o gratyfikacji. Myśl o tym co masz do zrobienia, aby projekt zrealizować w terminie.
4. Dziel duże zadania na mniejsze zadania. Gdy widzimy mniejsze zadania, które są w zasięgu naszych możliwościach projekt przestaje nas przerażać.
5. Dziel się zleceniami z innymi projektantami, dziel się kasą. Nie można robić wszystkiego.
6. Naucz się mówić NIE. Naucz się odmawiać, nie bój się, że stracisz stałych klientów. Często projekty, na których najmniej zarabiamy pochłaniają najwięcej naszego „bezcennego” czasu.
7. „Nie ściągaj gaci”. Wyceniaj swoją pracę rzetelnie. Zapomnij o pracy za pół darmo.
Pozdrawiam
Adam
P.S.
Ucz się na moich błędach!